Jeśli w swoim lokalu, hotelu, restauracji masz włączony monitoring, to ten artykuł może Cię zainteresować.
Zanim pojawi się u Ciebie kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy czy Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dobrze byłoby, żebyś dostosował swój monitoring do przepisów Kodeksu Pracy i RODO. Bez tego, prowadzony przez Ciebie monitoring będzie uznany za nielegalny.
Co znajdziesz w tym wpisie?
Przede wszystkim dowiesz się z niego, jakie obowiązki ciążą na Tobie jako na pracodawcy. O tym jakie obowiązki ciążą na Tobie względem Klientów – będzie w kolejnym wpisie.
Zacznijmy od początku – przepisy dopuszczają prowadzenie monitoringu.
Jednak nie można sobie wprowadzić monitoringu „tak po prostu”, w stylu „kupię i włączę”.
Wprowadzając monitoring musisz wykonać kilka podstawowych kroków by był on legalny.
W ramach monitoringu przetwarzane są bowiem dane osobowe np. w postaci wizerunku czy głosu.
KROK 1 – RODZAJ MONITORINGU
Sprawdź czy stosowany przez Ciebie monitoring zapisuje nagrania? Sprawdź też, czy nagrywasz tylko wideo czy także audio.
Na 99% w twoim przypadku nagrywanie audio będzie niedozwolone. Będzie ewidentnym naruszeniem zarówno przepisów prawa pracy, jak i RODO.
KROK 2 – CEL STOSOWANIA MONITORINGU
Zastanów się w jakich celach prowadzisz monitoring pracowników. Kodeks pracy jednoznacznie wskazuje, że monitoring będzie dozwolony tylko w sytuacji, gdy będzie Ci potrzebny do:
-
zapewnienia bezpieczeństwa,
-
ochrony mienia,
-
zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
KROK 3- MIEJSCA MONITOROWANE
Przepisy prawa pracy wskazują miejsca, które monitoring powinien co do zasady omijać. Chodzi tu o miejsca, w których pracownicy powinni mieć zapewnioną prywatność. Gdzie nie powinno być kamer?
Przede wszystkim w:
-
pomieszczeniach sanitarnych,
-
szatniach,
-
stołówkach,
-
palarniach,
-
pomieszczeniach socjalnych.
Co w przypadku, gdy jednak monitoring jest tam prowadzony?
Jeśli monitoring znajduje się w tym miejscach, należałoby przede wszystkich sprawdzić czy na pewno jest to niezbędne, a jeśli tak – to powinieneś spełnić dodatkowe wymogi, o których wspomina Kodeks Pracy.
KROK 4 – OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Z MONITORINGU
Nie, nie można przechowywać danych z monitoringu „do końca świata i jeden dzień dłużej”.
Maksymalny okres to 3 miesiące. W wyjątkowych przypadkach, można przechowywać dłużej – jednak musi to być uzasadnione np. tym, że nagrania są przechowywane w związku z toczącą się sprawą w sądzie lub innymi istotnymi okolicznościami.
KROK 5 – ZABEZPIECZENIE NAGRAŃ
Jako osoba prowadząca monitoring musisz zadbać o to, żeby nagrania były właściwie zabezpieczone, tzn. nie powinno być tak, że np. każdy pracownik będzie miał swobodny dostęp do nagrań. Będzie to łatwe do sprawdzenia przez kontrolę, która poprosi o pokazanie miejsca przechowywania nagrań.
KROK 6 – WERYFIKACJA DOSTĘPU DO NAGRAŃ (WEWNĄTRZ FIRMY)
KROK 7 – WERYFIKACJA DOSTĘPU DO NAGRAŃ PRZEZ FIRMY ZEWNĘTRZNE
Poza zabezpieczeniem danych, istotne jest to, żeby dostęp do nagrań z monitoringu miały tylko osoby przez Ciebie upoważnione. W związku z tym powinieneś przygotować odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych przez konkretne wyznaczone przez Ciebie osoby.
Jeśli monitoring jest obsługiwany przez firmę zewnętrzną – powinieneś zawrzeć z taką firmą umowę powierzenia przetwarzania danych. W innym przypadku, brak tego typu upoważnień/umów może być uznany za naruszenie przepisów skutkujące różnymi sankcjami. Ta kwestia jest aktualnie weryfikowana podczas kontroli przez PIP i Urząd Ochrony Danych Osobowych.
KROK 8 – INFORMACJA DLA PRACOWNIKÓW
Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy prowadzącego monitoring to obowiązek informacyjny.
Jak należy go zrealizować?
Informacje o monitoringu, o jego celu, zakresie, sposobie zastosowania powinny:
-
znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. W przypadku pracodawców, którzy nie muszą posiadać ww. dokumentów, informacje te powinny się znaleźć w obwieszczeniu/oświadczeniu pracodawcy.
-
być przekazane na piśmie każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy.
Co więcej, w przypadku wprowadzenia monitoringu należy także oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Mogą służyć temu popularne piktogramy z oznaczeniem kamery.
Więcej informacji na temat monitoringu możecie przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych
W razie pytań bądź potrzeby wsparcia przy dostosowaniu monitoringu do RODO lub wdrożeniu RODO w Twojej restauracji, hotelu, kawiarni – skontaktuj się ze mną.
